Si vives en un edificio o conjunto, seguro has escuchado hablar del administrador, del consejo de administración o del revisor fiscal. Pero, ¿de verdad sabes qué hace cada uno? ¿Hasta dónde van sus funciones? ¿Y qué pasa si alguien se mete en lo que no le toca?
En ESAPH te lo explicamos sin enredos, con base en el concepto emitido por el Ministerio de Vivienda (Radicado 4120-E1-163057) y, por supuesto, en la Ley 675 de 2001.
1. El administrador: el que hace que todo funcione
El administrador es quien lleva las riendas del día a día en la copropiedad. Es como el “gerente” del edificio: convoca asambleas, presenta presupuestos, maneja la plata, ejecuta decisiones y, sí, también tiene que hacer cumplir las normas.
Algunas de sus funciones clave, según el artículo 51 de la Ley 675:
Presentar el presupuesto, el balance general y los informes de gestión.
Llevar la contabilidad, los libros y registros.
Ejecutar lo que aprueba la asamblea.
Cobrar cuotas y sanciones (y, si es necesario, iniciar procesos judiciales).
Representar legalmente a la copropiedad.
Dato importante: el administrador responde legalmente por los daños que cause si actúa con negligencia o abuso. Y puede ser cambiado en cualquier momento por la asamblea.
2. El consejo de administración: el que toma decisiones clave (pero no ejecuta)
El consejo no es obligatorio en todas las copropiedades. Solo lo es en conjuntos comerciales o mixtos con más de 30 unidades. En los conjuntos residenciales, es opcional.
¿Y qué hace el consejo? La ley (artículo 55) dice que debe “tomar las determinaciones necesarias para que la copropiedad cumpla sus fines”, según lo que diga el reglamento de propiedad horizontal. En otras palabras:
El consejo acompaña, decide asuntos estratégicos y hace seguimiento, pero no ejecuta. No es su función contratar proveedores, hacer pagos, ni mandar al portero.
Lo que puede hacer y lo que no, debe estar bien claro en el reglamento. Si no está allí, no le corresponde.
3. El revisor fiscal: el que vigila que todo esté en regla
El revisor fiscal es como el ojo técnico y legal de la copropiedad. Si es comercial o mixta, debe tener uno sí o sí. Si es residencial, puede tenerlo si la asamblea lo decide.
Este profesional (contador titulado, sin relación con la administración) tiene varias tareas clave:
Revisar la contabilidad y emitir dictámenes sobre los estados financieros.
Velar por que se cumpla la ley, el reglamento y las buenas prácticas contables.
Informar a la asamblea sobre cualquier irregularidad.
Además, debe verificar que la copropiedad esté cumpliendo con sus obligaciones legales, por ejemplo:
- Tener implementada la política de tratamiento de datos personales (Habeas Data).
- Cumplir con el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Afiliar correctamente al personal a la seguridad social.
- Mantener los libros al día.
Su papel no es vigilar personas, sino procesos. No impone sanciones, no toma decisiones administrativas y, sobre todo, debe actuar con independencia total.
Cuando ayudar se vuelve un problema: la coadministración tóxica
Aquí es donde muchas copropiedades tropiezan. A veces, el consejo o el revisor fiscal —con buenas intenciones, sí— terminan metiéndose en lo que no les corresponde.
Esto se llama coadministración. Y puede ser muy tóxica.
Ocurre cuando:
El consejo le dice al vigilante qué hacer o contrata directamente sin pasar por el administrador.
El revisor fiscal opina sobre a quién contratar o cómo gastar el presupuesto.
Se vuelve costumbre “frenar” todo lo que el administrador propone, solo por control.
¿El resultado?
Una administración bloqueada, mal clima laboral y conflictos constantes entre los órganos.
En vez de ayudar, entorpecen. Y lo peor: pueden asumir responsabilidades legales por extralimitarse en sus funciones.
La clave: cada quien en su rol
- Cuando el administrador administra, el consejo decide lo que le corresponde, y el revisor vigila con imparcialidad, la copropiedad fluye.
- Cuando hay respeto por los límites y se trabaja con comunicación clara y transparente, todos ganan.
- Cuando cada quien hace lo suyo (y solo lo suyo), se construye comunidad.
¿Y ahora qué?
Si eres parte de una copropiedad y te identificaste con alguna de estas situaciones, no estás sola ni solo. En ESAPH formamos, acompañamos y construimos soluciones con la comunidad más grande de propiedad horizontal del país.
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